Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a zpracovatel

Provozovatelem aplikace Hygessa je společnost ILICO Europe s.r.o., IČO 06385974, se sídlem Nová Draha 451, 270 54 Řevničov, Česká republika (dále jen „provozovatel“).

Při zpracování údajů pacientů zadaných prostřednictvím rezervačního formuláře nebo v kartě pacienta je správcem osobních údajů příslušná zubní praxe, která aplikaci Hygessa používá. Provozovatel zde vystupuje jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR a zpracovává údaje pouze podle pokynů praxe a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA), která musí být před zpracováním reálných údajů uzavřena. Pro provoz uživatelských účtů praxí je správcem provozovatel. Tento obecný text nenahrazuje informační text konkrétní praxe ani doklad o uzavření této smlouvy.

Kontakt ve věci ochrany osobních údajů: ahoj@hygessa.cz.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, telefon, e-mail, rodné číslo (je-li zadáno, je uloženo šifrovaně), datum narození, adresa, zdravotní pojišťovna.
• Údaje o zdravotním stavu (zvláštní kategorie podle čl. 9 GDPR): zubní a parodontologická dokumentace, anamnéza, poznámky o ošetření, měření, klinické fotografie a další soubory zdravotnické dokumentace.
• Provozní údaje: termíny návštěv, komunikace (SMS, e-mail), fakturační údaje a historie vybraných přístupů a změn.
• Žádost o ukázku: jméno, IČO, e-mail, volba, zda má zájemce zájem o telefonický hovor, a telefon, pokud jej uvede. Tyto údaje se neukládají do aplikační databáze Hygessy; po ověření formuláře se odešlou do kontaktní schránky ahoj@hygessa.cz.

3. Účely a právní základ

• Poskytování zdravotní péče a vedení zdravotnické dokumentace — právní důvod podle GDPR a rozsah povinné dokumentace určuje příslušná praxe podle své role a platných právních předpisů. Zákonný základ není v aplikaci Hygessa veden jako odvolatelný souhlas.
• Objednání a správa termínů — právní důvod podle GDPR určuje příslušná praxe; podle konkrétního vztahu může jít o plnění smlouvy nebo kroky potřebné před uzavřením smlouvy.
• Nezbytné provozní zprávy k již sjednanému termínu — právní důvod podle GDPR určuje příslušná praxe podle konkrétního vztahu.
• Marketing a dobrovolné připomenutí další návštěvy (recall) — oddělený souhlas nebo jiný právní důvod schválený praxí. Odvolání souhlasu s marketingem nebrání zasílání nezbytných zpráv o již domluveném termínu.
• Fakturace a účetnictví — právní důvod podle GDPR a dobu uchování určuje praxe podle svých smluvních a zákonných povinností.
• Vyřízení žádosti o ukázku — zpracování údajů uvedených ve formuláři za účelem odpovědi, domluvení hovoru, pokud si jej zájemce vybere, a přípravy ukázky podle potřeb jeho praxe. Pokud zájemce jedná sám za sebe, právním základem jsou kroky provedené na jeho žádost před případným uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR. Pokud jedná za právnickou osobu, právním základem je oprávněný zájem provozovatele vyřídit poptávku podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR; před zapnutím formuláře musí být tento zájem písemně posouzen proti právům a svobodám zájemce.
• AI návrhy dokumentace — pouze pro praxi, která má schválený účel, právní důvod podle GDPR, smluvně schválené technické řešení pro AI a lidskou kontrolu. Hygienistka musí návrh před vložením do dokumentace zkontrolovat a výslovně schválit.

4. Doba uchování

Doby uložení se liší podle druhu údaje, účelu a události, od které se doba počítá. Konkrétní praxe je uvede ve svém informačním textu podle schválených pravidel doby uchování. Hygessa nepoužívá jednu univerzální lhůtu pro všechny zdravotní údaje. Odvolání dobrovolného souhlasu ani žádost o výmaz neodstraňují automaticky dokumentaci, kterou musí praxe uchovávat ze zákona nebo pro právní nároky.

Soubory, které lze podle schválených pravidel přesunout do koše, zůstávají uložené 30 dní a započítávají se do využitého úložného prostoru. Soubor nemusí jít obnovit, pokud na to uživatel nemá právo, návštěva už byla smazána, soubor chybí nebo lhůta uplynula. Tato technická lhůta nepřebíjí zákonnou povinnost dokumentaci uchovat ani právní posouzení konkrétní žádosti o výmaz.

Údaje ze žádosti o ukázku jsou v kontaktní schránce uchovávány nejvýše 90 dní a poté odstraněny podle schválených pravidel pro smazání.

5. Příjemci a zpracovatelé

Podle skutečně zapnutých funkcí mohou být využiti dodavatelé provozu aplikace a uložení dat (hostingu), přihlášení a ověření uživatele, SMS, e-mailu, ochrany veřejných formulářů, analytiky, sledování technického provozu a smluvně schváleného technického řešení pro AI. Přesný aktivní seznam, konkrétní společnosti, země nebo oblasti, právní ochranu při předávání údajů a doby uložení musí uvést smlouva a informační text konkrétní praxe. Pouhá podpora dodavatele v aplikaci neznamená, že je aktivní v ostrém provozu.

6. Vaše práva

Podle podmínek GDPR máte právo na přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, vznesení námitky a odvolání souhlasu. Výmaz může být omezen zákonnou povinností uchovat zdravotnickou dokumentaci nebo ochranou právních nároků; žádost se proto posuzuje po jednotlivých kategoriích. Žádost uplatníte u své zubní praxe nebo na ahoj@hygessa.cz. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

7. Cookies a analytika

Přihlášení používá technicky nezbytné cookies. Marketingový web může po jejím zapnutí používat analytiku Plausible bez cookies; do analytických událostí nejsou určeny údaje z karty pacienta. Reklamní cookies ani cookies sledující chování návštěvníka nejsou součástí tohoto nastavení.

8. Zabezpečení

Údaje jednotlivých praxí jsou technicky oddělené, přístupy se nastavují podle role a rodné číslo se v databázi ukládá šifrovaně. U vybraných důležitých operací se ukládá, kdo je provedl; tato historie sama o sobě není evidencí činností zpracování podle čl. 30 GDPR, tedy povinným přehledem toho, jak praxe osobní údaje zpracovává. Provozovatel a příslušná praxe musí pro konkrétní prostředí doložit šifrovaný přenos, přesné technické prostředí, země nebo oblasti, dodavatele a kontroly při běžném provozu.